A díjbekérő más néven proforma számla, egy olyan nem szigorú számadású bizonylat melyet a megrendelést követően az eladó küld a vevő részére, ami alapján a vevő kifizetheti az általa rendelt termék vagy szolgáltatás ellenértékét. A díjbekérő külalakban és tartalomban is nagyon hasonlít a számlához, de valójában nem számla, ezért nem könyvelhető, elszámolásra, ÁFA visszaigénylésre nem alkalmazható. A díjbekérő kiegyenlítése után állítjuk ki, és küldjük el a számlát a vevőnek.
A díjbekérő alkalmazásának átutalásos számlák esetén van jelentősége, mivel készpénzes fizetésnél a vevő azonnal rendezi a megrendelés ellenértékét. Használatával megelőzhető a számlát kiállító cég kintlévőségeinek keletkezése, mivel a megrendelést követően először csak díjbekérőt küldünk a vevő részére, és csak akkor teljesítjük a megrendelést, amikor a vevő kifizette a díjbekérő teljes összegét. Ezután már kiállítható a számla.
A rendszerben lehetőségünk van a megrendelésekhez PDF formátumú díjbekérőt készíteni, és elküldeni a vevőnek.
Automatikus díjbekérő készítés
A "Beállítások\Fizetési mód" menüpont alatt beállíthatjuk, hogy melyik fizetési módokhoz készüljön automatikusan díjbekérő. Ha a kiválasztott fizetési módnál a "Díjbekérő küldés" kapcsolót Igen-re állítjuk, akkor amennyiben az ügyfél a megrendelésnél az adott fizetési módot válassza, a megrendelés elküldése után automatikusan elkészül a díjbekérő, amely a megrendelést visszaigazoló e-mail mellékleteként kerül elküldésre a vevőnek.
Manuális díjbekérő készítés
A "Bolt adminisztráció\Rendelések" menüpont alatt található rendelés karbantartásban a "Díjbekérő" fülre kattintva lehetőségünk van a megrendeléshez a díjbekérőt manuálisan elkészíteni, elküldeni a vevőnek, illetve a már elkészült díjbekérőt letölteni a saját gépünkre.
A lap tetején található táblázatban láthatjuk a már elkészített díjbekérőt (esetleg díjbekérőket amennyiben pl. a megrendelés tételeinek módosítása miatt új díjbekérő kiállítására volt szükség). A jobb oldali "Műveletek" oszlopban található "Letöltés" linkre kattintva a díjbekérőt letölthetjük a saját gépünkre, "Küldés a vevőnek" linkre kattintva elküldhetjük a vevő e-mail címére.
A táblázat alatt található "Új díjbekérő készítés" gomb segítségével kezdhetjük el a díjbekérő készítését. A gombra kattintva megjelenő űrlapon megadható a kiállítás dátuma, a fizetési határidő, beállítható, hogy a rögzítés után a díjbekérőt a rendszer automatikusan elküldje-e a vevőnek, és hogy letöltjük-e a saját gépünkre, ezen kívül megadhatunk egy szöveges információt, ami megjelenik a díjbekérőn.
A rendszer a beállításoknál megadott alapértelmezett adatokat (fizetési határidő, díjbekérő elküldése a vevőnek, díjbekérő letöltése a saját gépre, illetve az díjbekérőn megjelenő megjegyzés) automatikusan kitölti, de ezeket itt felülbírálhatjuk, illetve átírhatjuk.
Az adatok megadása után az űrlap jobb alsó részén látható "Díjbekérő rögzítése" gombra kattintva készíthető el a díjbekérő. A díjbekérő generálás eredménye a lap tetején látható táblázatban jelenik meg.
Díjbekérő beállítások
A "Beállítások\Általános beállítások" menüpont "Díjbekérő" fülén a tudjuk a díjbekérő készítés alapértelmezett adatait beállítani.
Beállítható, hogy alapértelmezetten a díjbekérő keltétől számítva hány nap legyen a fizetési határidő. Beállíthatjuk, hogy kérünk-e értesítő e-mailt a rendelés karbantartásban a vevőnek küldött díjbekérőkről. Beállítható a rendelés karbantartásban elkészített díjbekérő rögzítés utáni automatikusan elküldése a vevőnek alapértelmezett értéke, és a díjbekérő automatikus letöltése a saját gépre alapértelmezett értéke, valamint a díjbekérőn alapértelmezetten megjelenő megjegyzés.
