Webáruházunkban lehetőség van a kategóriák, gyártók, termékek tömeges fel-, illetve letöltésére. Az export-import funkciót használhatjuk új termékek, kategóriák, gyártók feltöltésére, illetve termékek, kategóriák, gyártók adatainak csoportos módosítására.
Az exportálás és importálás Microsoft Excel táblázatokon keresztül történik.
Az Excel fájl szerkezete kötött, ezért új termékek feltöltésénél javasoljuk, először a Bolt adminisztráció\Termékek menüpontban rögzítsünk egy próba terméket, melynek az összes adatát kitöltjük, majd készítsünk egy teljes adatszerkezet exportot, és az elkészült fájlba (a próba termékünk adatai alapján) adjuk meg a további termékeinket, végül az így elkészült fájlt importáljuk vissza a rendszerbe.
Az importált termékek termékképeit pedig a fájlkezelővel tudjuk feltölteni.
XLSX export
A kategóriák, gyártók, termékek exportálását a "Bolt adminisztráció\Export - Import\XLSX export" menüpontban találjuk.
A megjelenő oldalon a "Korábbi exportálás" gombra kattintva letölthetők, illetve törölhetők a korábbi export fájlok.
Választhatunk adatszerkezet export, és adat export között. Adatszerkezet exportnál egy megfelelő szerkezetű, de adatokat nem tartalmazó fájl jön létre.
Választhatunk egyszerűsített adatszerkezet, teljes adatszerkezet és készlet export között. Egyszerűsített adatszerkezet esetén a termékek főbb adatai kerülnek exportálásra, teljes adatszerkezet esetén a termékek összes adata exportálásra kerül, készlet esetén csak a készlet információk.
Kiválaszthatjuk, hogy milyen adatokat szeretnénk exportálni. Engedélyezhetjük gyártók, kategóriák exportját, termékek exportálása esetén beállíthatjuk, hogy a termék változatokat/variációkat, és a kedvezményeket is exportálja-e a a rendszer, illetve engedélyezhetjük a készlet adatok exportját.
Az exportált listát többféle szempont szerint lehet szűkíteni. Az "Export adatok szűrése" ablakban kijelölhetünk kategóriákat, gyártókat, illetve megadhatjuk az adatok sorrendjét.
Az adatok megadása után a "Tovább az exportálás indításához" gomb megnyomására megjelenő oldalon a rendszer kiírja a szűrési feltételeknek megfelelő termékek számát, és az "Exportálás indítása" gombbal elindíthatjuk az exportálást.
A termékek számától függően a folyamat hosszabb időt is igénybe vehet. Az exportálás befejezése után megjelenő oldalon letölthetjük az elkészült fájlt.
Az Excel fájlban külön munkalapon találjuk a gyártók, kategóriák, termékek adatait, a termék változatokat/variációkat, a kedvezményeket, illetve a készleteket. A táblázat első sora a fejléc. Fontos, hogy ez ne változzon, mert az itt szereplő címkék alapján tudja beazonosítani a rendszer, hogy melyik oszlopban milyen adat található.
A termék változatokat/variációkat, a kedvezményeket, illetve a készletet tartalmazó munkalapokon megjelenő termék név oszlop import esetén nem kerül betöltésre, az adat tájékoztató jellegű, csak a termék könnyebb beazonosítása érdekében kerül exportálásra.
A készletet tartalmazó munkalapon található készlet növekedés és készlet csökkenés oszlopok exportnál mindig üresek, ezek az oszlopok importálásnál használhatók abban az esetben, ha a termék készletét nem a készlet oszlopban megadott készletre szeretnénk beállítani, hanem az aktuális készletet szeretnénk a megadott mennyiséggel növelni, vagy csökkenteni.
Az elkészült Excel táblázat a szerkesztés után egyből beimportálható a rendszerbe.
XLSX import
A módosított, vagy új kategóriákkal, gyártókkal, termékekkel kiegészített export fájlunkat a "Bolt adminisztráció\Export - Import\XLSX import" menüpontban tudjuk betölteni a rendszerbe.
A "Fájl feltöltése" gombbal megjelenő ablakban tudjuk kiválasztani, és feltölteni az Excel fájlunkat. A feltöltés után a "Tovább a fájl ellenőrzéséhez" gombbal indíthatjuk el a fájl szerkezetének ellenőrzését.
Az Excel fájlban külön munkalapok kell, hogy tartalmazzák a gyártók, kategóriák, termékek adatait, a termék változatokat/variációkat, a kedvezményeket, illetve a készletet. A munkalapok elnevezése kötött, viszont nem szükséges, hogy a fájl mindegyik munkalapot tartalmazza.
A táblázat első sora a fejléc, az itt szereplő címkék alapján tudja beazonosítani a rendszer, hogy melyik oszlopban milyen adat található, ezért fontos, hogy a címkék elnevezése ne változzon, viszont nem szükséges, hogy a munkalap minden oszlopot tartalmazzon, ugyanis azon adatokat melyek nem szerepelnek a munkalapon, betöltéskor a rendszer változatlanul hagyja.
A termék változatokat/variációkat, a kedvezményeket, illetve a készleteket tartalmazó munkalapokon megjelenő termék név oszlop import esetén nem kerül betöltésre, az adat tájékoztató jellegű, csak a termék könnyebb beazonosítása érdekében kerül exportálásra.
A tételek beazonosításához "ID" vagy "Cikkszám" oszlop szükséges. Ha a kategóriák, gyártók munkalapon nincs "ID" oszlop, illetve a termékek, termék változatok/variációk, kedvezmények, készlet munkalapon nincs "Cikkszám" oszlop, akkor hibaüzenet jelenik meg, és nem indítható el a betöltés.
Ha a fájl ellenőrzés nem talált hibát, akkor a rendszer kiírja a fájlban található termékek számát, és egy táblázatban megjeleníti az első 3 termék adatait. Ha ezeket megfelelőnek találjuk, akkor a "Betöltés indítása" gombbal elindíthatjuk a betöltést.
A kategóriákat, gyártókat a rendszer az ID alapján, a termékeket a rendszer a cikkszám alapján azonosítja. Ha a rendszerben létezik az adott ID, vagy cikkszám, akkor az adatait felülírja az Excel fájlban szereplő adatokkal. Ha a kategóriák, gyártók munkalapon az ID üres, vagy a termékek munkalapon megadott cikkszám még nem létezik, akkor a fájlban található adatokkal új tételt hoz létre.
A betöltés folyamán minden termék adatait ellenőrzi a rendszer, amennyiben hibás adatot talál, az adott terméket nem tölti be, hanem hibalistára kerül, ami megjelenik a betöltés végeztével.
A tételek azon adatait melyek nem szerepelnek a munkalapon a rendszer változatlanul hagyja. Ha például a "Termékek" munkalapon csak a "Cikkszám", és a "Bruttó egységár" oszlop szerepel, akkor betöltéskor csak a termékek ára módosul. (Ebben az esetben ha olyan cikkszámot talál, ami nincs az adatbázisban értelem szerűen hiba listára kerül, mivel hiányzó adatok miatt nem tud új terméket létre hozni.)
A "Készlet" munkalapon a termékek készletét tudjuk beállítani. A "Cikkszám" oszlop (termékváltozatok használata esetén a termékváltozatokkal rendelkező termékeknél a "Termék változat 1.", "Termék változat 2." oszlop) megadása kötelező, illetve megadható vagy a "Készlet", vagy a "Készlet növekedés (csak import adat)", vagy a "Készlet csökkenés (csak import adat)" adat (a három közül csak az egyik!).
- "Készlet" - A termék készletét az itt megadott értékre állítja
- "Készlet növekedés (csak import adat)" - A termék aktuális készletét az itt megadott értékkel növeli
- "Készlet csökkenés (csak import adat)" - A termék aktuális készletét az itt megadott értékkel csökkenti
A termékek számától függően a betöltés hosszabb időt is igénybe vehet. A betöltés végeztével a rendszer kiírja a betöltött, és hibás termékek számát, illetve ha van, megjelenik a hibalista is. A hibalistán látható, hogy a hibás adat az Excel tábla hányadik sorában található, megjelenik a cikkszám, a hibás mező (oszlop) neve, és a hiba leírása.
