Webáruházunkban lehetőség van a kategóriák, gyártók, termékek tömeges fel-, illetve letöltésére. Az export-import funkciót használhatjuk új termékek, kategóriák, gyártók feltöltésére, illetve termékek, kategóriák, gyártók adatainak csoportos módosítására.
Az exportálás és importálás Microsoft Excel táblázatokon keresztül történik.
Az Excel fájl szerkezete kötött, ezért új termékek feltöltésénél javasoljuk, először a Bolt adminisztráció\Termékek menüpontban rögzítsünk egy próba terméket, melynek az összes adatát kitöltjük, majd készítsünk egy teljes adatszerkezet exportot, és az elkészült fájlba (a próba termékünk adatai alapján) adjuk meg a további termékeinket, végül az így elkészült fájlt importáljuk vissza a rendszerbe.
Az importált termékek termékképeit pedig a fájlkezelővel, vagy FTP hozzáférés segítségével tudjuk a leggyorsabban feltölteni.
XLS export
A kategóriák, gyártók, termékek exportálását a "Bolt adminisztráció\Export - Import\XLS export" menüpontban találjuk.
A megjelenő oldalon a "Korábbi exportálás" gombra kattintva letölthetők, illetve törölhetők a korábbi export fájlok.
Az "Export beállítások" ablakban ki kell választanunk az Excel fájl formátumát, ami lehet: Excel 2003 (xls), vagy Excel 2007 (xlsx).
Választhatunk adatszerkezet export, és adat export között. Adatszerkezet exportnál egy megfelelő szerkezetű, de adatokat nem tartalmazó fájl jön létre.
Választhatunk egyszerűsített, és teljes adatszerkezet között. Egyszerűsített adatszerkezet esetén a termékek főbb adatai, teljes adatszerkezet esetén a termékek összes adata exportálásra kerül.
Kiválaszthatjuk, hogy milyen adatokat szeretnénk exportálni, termékek exportálása esetén beállíthatjuk, hogy a termékváltozatokat, és a kedvezményeket is exportálja-e a a rendszer.
Az exportált listát többféle szempont szerint lehet szűkíteni. Az "Export adatok szűrése" ablakban kijelölhetünk kategóriákat, gyártókat, illetve megadhatjuk az adatok sorrendjét.
Az adatok megadása után a "Tovább az exportálás indításához" gomb megnyomására megjelenő oldalon a rendszer kiírja a szűrési feltételeknek megfelelő termékek számát, és az "Exportálás indítása" gombbal elindíthatjuk az exportálást.
A termékek számától függően a folyamat hosszabb időt is igénybe vehet. Az exportálás befejezése után megjelenő oldalon letölthetjük az elkészült fájlt.
Az Excel fájlban külön munkalapon találjuk a gyártók, kategóriák, termékek adatait, a termékváltozatokat, illetve a kedvezményeket. A táblázat első sora a fejléc. Fontos, hogy ez ne változzon, mert az itt szereplő címkék alapján tudja beazonosítani a rendszer, hogy melyik oszlopban milyen adat található.
Az elkészült Excel táblázat a szerkesztés után egyből beimportálható a rendszerbe.
XLS import
A módosított, vagy új kategóriákkal, gyártókkal, termékekkel kiegészített export fájlunkat a "Bolt adminisztráció\Export - Import\XLS import" menüpontban tudjuk betölteni a rendszerbe.
A "Fájl feltöltése" gombbal megjelenő ablakban tudjuk kiválasztani, és feltölteni az Excel fájlunkat. A feltöltés után a "Tovább a fájl ellenőrzéséhez" gombbal indíthatjuk el a fájl szerkezetének ellenőrzését.
Az Excel fájlban külön munkalapok kell, hogy tartalmazzák a gyártók, kateggóriák, termékek adatait, a termékváltozatokat, illetve a kedvezményeket. A munkalapok elnevezése kötött, viszont nem szükséges, hogy a fájl mindegyik munkalapot tartalmazza.
A táblázat első sora a fejléc, az itt szereplő címkék alapján tudja beazonosítani a rendszer, hogy melyik oszlopban milyen adat található, ezért fontos, hogy a címkék elnevezése ne változzon, viszont nem szükséges, hogy a munkalap minden oszlopot tartalmazzon, ugyanis azon adatokat melyek nem szerepelnek a munkalapon, betöltéskor a rendszer változatlanul hagyja.
A tételek beazonosításához "ID" vagy "Cikkszám" oszlop szükséges. Ha a kategóriák, gyártók munkalapon nincs "ID" oszlop, illetve a termékek, termékváltozatokat, kedvezmények munkalapon nincs "Cikkszám" oszlop, akkor hibaüzenet jelenik meg, és nem indítható el a betöltés.
Ha a fájl ellenőrzés nem talált hibát, akkor a rendszer kiírja a fájlban található termékek számát, és egy táblázatban megjeleníti az első 3 termék adatait. Ha ezeket megfelelőnek találjuk, akkor a "Betöltés indítása" gombbal elindíthatjuk a betöltést.
A kategóriákat, gyártókat a rendszer az ID alapján, a termékeket a rendszer a cikkszám alapján azonosítja. Ha a rendszerben létezik az adott ID, vagy cikkszám, akkor az adatait felülírja az Excel fájlban szereplő adatokkal. Ha a kategóriák, gyártók munkalapon az ID üres, vagy a termékek munkalapon megadott cikkszám még nem létezik, akkor a fájlban található adatokkal új tételt hoz létre.
A betöltés folyamán minden termék adatait ellenőrzi a rendszer, amennyiben hibás adatot talál, az adott terméket nem tölti be, hanem hibalistára kerül, ami megjelenik a betöltés végeztével.
A tételek azon adatait melyek nem szerepelnek a munkalapon a rendszer változatlanul hagyja. Ha például a "Termékek" munkalapon csak a "Cikkszám", és az "Készlet" oszlop szerepel, akkor betöltéskor csak a termékek készlete módosul. (Ebben az esetben ha olyan cikkszámot talál, ami nincs az adatbázisban értelem szerűen hiba listára kerül, mivel hiányzó adatok miatt nem tud új terméket létre hozni.)
A termékek számától függően a betöltés hosszabb időt is igénybe vehet. A betöltés végeztével a rendszer kiírja a betöltött, és hibás termékek számát, illetve ha van, megjelenik a hibalista is. A hibalistán látható, hogy a hibás adat az Excel tábla hányadik sorában található, megjelenik a cikkszám, a hibás mező (oszlop) neve, és a hiba leírása.
