Amennyiben van regisztrált fiókunk valamelyik online számlázó rendszernél, a webáruház adminisztrációs felületén a rendelésekről e-számlát, vagy hagyományos, papír alapú számlát állíthatunk ki.
Az elektronikus számla különbözik a hagyományos számlától, mivel maga a fájl hitelesítve van, így alkalmas a vásárlás igazolására. Ez egy PDF kiterjesztésű fájl, amelyet le is tölthetünk, és elmenthetünk. A papír alapú számla is egy PDF kiterjesztésű fájl, amely viszont nincs hitelesítve, így csak a kinyomtatott és pecséttel ellátott példánya alkalmas a vásárlás igazolására.
A számlázó rendszer integráció beállításait a "Beállítások\Integrációk\Online számlázó rendszerek" menüpont alatt érhetjük el. A beállításokat a számlázó rendszer nevére, vagy sorok jobb szélén található "Módosít" gombra kattintva megjelenő karbantartás oldalon végezhetjük el.
Billingo integráció
Ahhoz, hogy a Billingo rendszerében webáruházából automatikusan számlázni tudjon, regisztrálni kell egy Billingo fiókot. Az automatikus számlázáshoz szükséges API használatot a Billingo rendszerében API előfizetés is szükséges.
Regisztráció után a Billingo rendszerében az API menüpont alatt létre kell hoznunk egy API V2 vagy API V3 kulcsot (API V3 használata javasolt). Amennyiben több alkalmazáson (pl. webshop, bank szoftver stb.) keresztül is használja a Billingo rendszerét, biztonsági okokból ajánlott minden alkalmazáshoz külön kulcsot generálni, mivel a külön kulcsokkal sokkal biztonságosabb az adatai kezelése.
API V2 használata esetén a Billingo rendszerében generált kulcs egy nyilvános és egy titkos (privát) részből áll. Mindkettőt be kell másolni a webáruház adminisztrációs felületén a Billingo integráció beállítás oldal megfelelő helyére. API V3 használata esetén a Billingo rendszerében generált API kulcsot kell bemásolni a webáruház adminisztrációs felületén a Billingo integráció beállítás oldal megfelelő helyére.
Itt állíthatjuk be továbbá, hogy elektronikus, vagy papír alapú számlát szeretnénk készíteni.
Ha a számlák elkészítéséhez nem a Billingo rendszer alapértelmezett számlatömbjét szeretné használni, meg kell adni a használni kívánt számlatömb API ID-jét. A számlatömb API ID a Billingo rendszer Beállítások\Számlatömbök menüpontban található. Amennyiben az alapértelmezett számlatömböt szeretné használni, a számlatömb mezőt hagyja üresen.
Beállíthatjuk, hogy alapértelmezetten a számla keltétől számítva hány nappal későbbre dátumozza a rendszer a teljesítés dátumát.
Beállíthatjuk, hogy elkészítés után a PDF formátumú számla letöltésre kerüljön-e a webáruház szerverére, illetve automatikusan letöltse-e a saját gépünkre.
Megadható, hogy az elkészült számlát automatikusan elküldjük-e a vevő e-mail címére, illetve a számlát a Billingo rendszere, vagy a webáruház küldje el.
Beállíthatjuk, hogy amennyiben a számlát a webáruházunk küldi, kérünk-e értesítő e-mailt a számla elküldéséről, illetve engedélyezhetjük, vagy letilthatjuk a számlázó rendszer integrációt.
A beállítások elvégzése, és az integráció engedélyezése után a "Beállítások\Fizetési mód", illetve a "Törzsadatok\ÁFA kulcs" menüpontokban ellenőrizzük le az általunk használt fizetési módoknál, illetve ÁFA kulcsoknál beállított Billingo API ID-ket. A beviteli mezők alatt található hivatkozásra kattintva megjeleníthető a Billingo rendszerben használható fizetési módok, illetve ÁFA kulcsok listája.
A fizetési módoknál továbbá beállíthatjuk, hogy alapértelmezetten a számla keltétől számítva hány nappal későbbre dátumozza a rendszer a fizetési határidőt illetve, hogy az adott fizetési móddal készült számla fizetett vagy nem.
A számla fizetési módja a számla készítés alatt is kiválasztható, de ha a fizetési mód karbantartásban az általunk használt fizetési módoknál be vannak állítva a megfelelő Billingo API ID-k, akkor a számla készítésnél automatikusan a megfelelő fizetési módot ajánlja fel a rendszer.
A rendszer előzetes kipróbáláshoz lehetőség van a Billingo fiókunkat Sandbox módba állítani. Sandbox üzemmódban a céges adatai a normál módban megadott marad, azonban az összes többi adat egy ideiglenes adatbázisba kerül, és nem zavarja meg a normális fiókban kiállított számlákat.
A Sandbox üzemmódot a Billingo rendszerében a "Beállítások/Fiókod/Sandbox mód" menüben lehet bekapcsolni.
Billzone.eu integráció
Ahhoz, hogy a Billzone.eu rendszerében webáruházából automatikusan számlázni tudjon, számlakibocsátó fiók regisztrációja, és minimum PLUSZ csomag vásárlása szükséges.
Regisztráció után a Billzone.eu rendszerében a házirend beállítások oldalon engedélyezni kell az integrációt, és be kell állítani a webáruház szerverének IP címét az interfész használatára engedélyezett IP címekhez. Ez az IP cím megtalálható a webáruház adminisztrációs felületén a Billzone.eu integráció beállítás oldalon.
A webáruház adminisztrációs felületén meg kell adnunk a Billzone.eu által generált biztonsági azonosítót, melyet a Billzone.eu rendszerben szintén az Integrációs házirend beállítások oldalon találunk meg.
Beállíthatjuk, hogy a Billzone.eu teszt-, vagy éles rendszerét szeretnénk használni. A Billzone.eu a rendszer előzetes kipróbáláshoz egy Sandbox tesztrendszert üzemeltet a sandbox.billzone.eu címen. A tesztrendszer használatához külön regisztráció szükséges a Sandbox környezetben.
A webáruház adminisztrációs felületén a Billzone.eu integráció beállítás oldalon meg kell adnunk a Billzone.eu rendszerben rögzített számlatömb jelét, melyet használni szeretnénk a számlakészítés során.
Meg kell adnunk, hogy a Billzone.eu rendszerben a megadott számlatömb alapértelmezett telephelyét, vagy a megadott azonosítójú telephelyet használjuk.
Ezen kívül a beállíthatjuk, hogy alapértelmezetten a számla keltétől számítva hány nappal későbbre dátumozza a rendszer a teljesítés dátumát.
Beállíthatjuk, hogy elkészítés után a PDF formátumú számla letöltésre kerüljön-e a webáruház szerverére, illetve automatikusan letöltse-e a saját gépünkre.
Megadható, hogy az elkészült számlát automatikusan elküldjük-e a vevő e-mail címére, illetve a számlát a Billzone.eu rendszere, vagy a webáruház küldje el.
Beállíthatjuk, hogy amennyiben a számlát a webáruházunk küldi kérünk-e értesítő e-mailt a számla elküldéséről.
Megadhatjuk, hogy milyen előtaggal kerüljön át a rendelésszám a Billzone.eu rendszerébe, illetve engedélyezhetjük, vagy letilthatjuk a számlázó rendszer integrációt.
A beállítások elvégzése, és az integráció engedélyezése után a "Beállítások\Fizetési mód", "Törzsadatok\Mennyiségi egység", illetve a "Törzsadatok\ÁFA kulcs" menüpontokban ellenőrizzük le az általunk használt fizetési módoknál, mennyiségi egységeknél, illetve ÁFA kulcsoknál beállított Billzone.eu kódokat. A beviteli mezők alatt található hivatkozásra kattintva megjeleníthető a Billzine.eu rendszerben használható fizetési módok, mennyiségi egységek, illetve ÁFA kulcsok listája.
A fizetési módoknál továbbá beállíthatjuk, hogy alapértelmezetten a számla keltétől számítva hány nappal későbbre dátumozza a rendszer a fizetési határidőt illetve, viszont ebben az esetben a Billzone.eu rendszerében állítható be, hogy az adott fizetési móddal készült számla fizetett vagy nem.
Számlázz.hu integráció
Ahhoz, hogy a Számlázz.hu rendszerében webáruházából automatikusan számlázni tudjon, regisztrálnia kell egy számlakibocsátó fiókot, és a Számlázz.hu által biztosított Számla Agent adatkapcsolatot kell igénybe vennie.
A rendszer előzetes kipróbálásához lehetőség van a Számlázz.hu ügyfélszolgálatától kérni a fiók teszt állapotba való állítását.
Ha már van számlakibocsátó fiókja, az integrációhoz a webáruház adminisztrációs felületén az integráció beállításainál vagy a Számlázz.hu rendszerben generált Számla Agent kulcsot (API key) kell beállítani, vagy a Számlázz.hu rendszerben használt felhasználónevet, és jelszót. Biztonsági okokból javasolt a Számla Agent kulcs használata! Amennyiben rendelkezünk a Számlázz.hu rendszeréből származó kulcstartó jelszóval, azt is megadhatjuk.
Ezen kívül a beállíthatjuk, hogy elektronikus, vagy papír alapú számlát szeretnénk készíteni, alapértelmezetten a számla keltétől számítva hány nappal későbbre dátumozza a rendszer a teljesítés dátumát.
Beállíthatjuk, hogy elkészítés után a PDF formátumú számla letöltésre kerüljön-e a webáruház szerverére, illetve automatikusan letöltse-e a saját gépünkre.
Megadható, hogy az elkészült számlát automatikusan elküldjük-e a vevő e-mail címére, illetve a számlát a Számlázz.hu rendszere, vagy a webáruház küldje el.
Beállíthatjuk, hogy amennyiben a számlát a webáruházunk küldi kérünk-e értesítő e-mailt a számla elküldéséről.
Megadhatjuk, hogy milyen előtaggal kerüljön át a rendelésszám a Számlázz.hu rendszerébe, illetve engedélyezhetjük, vagy letilthatjuk a számlázó rendszer integrációt.
A beállítások elvégzése, és az integráció engedélyezése után a "Beállítások\Fizetési mód", illetve a "Törzsadatok\ÁFA kulcs" menüpontokban ellenőrizzük le az általunk használt fizetési módoknál, illetve ÁFA kulcsoknál beállított Számlázz.hu kódokat. A beviteli mezők alatt található hivatkozásra kattintva megjeleníthető a Számlázz.hu rendszerben használható fizetési módok, illetve ÁFA kulcsok listája.
A fizetési módoknál továbbá beállíthatjuk, hogy alapértelmezetten a számla keltétől számítva hány nappal későbbre dátumozza a rendszer a fizetési határidőt illetve, hogy az adott fizetési móddal készült számla fizetett vagy nem.
Számlakészítés
A számlák kiállítására a "Bolt adminisztráció\Rendelések" menüpont alatt található rendelés karbantartásban van lehetőség. A kiválasztott rendelés kezelő felületét megnyitva a bal oldalon található fülek közül válasszuk ki a "Billingo számla", "Billzone.eu számla", vagy "Számlázz.hu számla" nevűt.
A lap tetején látható táblázatban jelennek meg a sikeres, és esetleg sikertelen számlázási műveletek. A jobb oldali "Múveletek" oszlopban található "Letöltés" linkre kattintva a számlát letölthetjük a saját gépünkre, "Küldés a vevőnek" linkre kattintva a számlát elküldhetjük a vevő e-mail címére, a "Sztornózás" linkre kattintva pedig sztornó számlát készíthetünk.
Amennyiben a rendeléshez még nem készült számla, a táblázat alatt található a "Billingo - Számlakészítés", "Billzone.eu - Számlakészítés" illetve "Számlázz.hu - Számlakészítés" gomb segítségével kezdhetjük el a számlakészítést. A gombra kattintva megjelennek a beállításoknál megadott alapértelmezett adatok (teljesítés dátuma, fizetési határidő, számla letöltése a saját gépre), melyeket itt felülbírálhatunk, illetve megadhatunk egy megjegyzést, ami meg fog jelenni a számlán. Az adatok megadása után a form jobb alsó részén látható "Billingo Számla rögzítése", "Billzone.eu Számla rögzítése" illetve "Számlázz.hu Számla rögzítése" gombra kattintva készíthető el a számla. A számla generálás eredménye a felül látható táblázatban jelenik meg.
