Amennyiben van regisztrált fiókunk valamelyik online számlázó rendszernél, a webáruház adminisztrációs felületén a rendelésekről e-számlát, vagy hagyományos, papír alapú számlát állíthatunk ki.
Az elektronikus számla különbözik a hagyományos számlától, mivel maga a fájl hitelesítve van, így alkalmas a vásárlás igazolására. Ez egy PDF kiterjesztésű fájl, amelyet le is tölthetünk, és elmenthetünk. A papír alapú számla is egy PDF kiterjesztésű fájl, amely viszont nincs hitelesítve, így csak a kinyomtatott és pecséttel ellátott példánya alkalmas a vásárlás igazolására.
A számlázó rendszer integráció beállításait a "Beállítások\Integrációk\Online számlázó rendszerek" menüpont alatt érhetjük el. A beállításokat a számlázó rendszer nevére, vagy sorok jobb szélén található "Módosít" gombra kattintva megjelenő karbantartás oldalon végezhetjük el.
Billingo integráció
Ahhoz, hogy a Billingo rendszerében webáruházából automatikusan számlázni tudjon, regisztrálni kell egy Billingo fiókot. Az automatikus számlázáshoz szükséges API használatot a Billingo rendszerében a Prémium előfizetés tartalmazza.
Regisztráció után a Billingo rendszerében az API menüpont alatt létre kell hoznunk egy API kulcsot. Amennyiben több alkalmazáson (pl. webshop, bank szoftver stb.) keresztül is használja a Billingo rendszerét, biztonsági okokból ajánlott minden alkalmazáshoz külön kulcsot generálni, mivel a külön kulcsokkal sokkal biztonságosabb az adatai kezelése.
A Billingo rendszerében generált kulcs egy nyilvános és egy titkos (privát) részből áll. Mindkettőt be kell másolni a webáruház adminisztrációs felületén a Billingo integráció beállítás oldal megfelelő helyére.
Itt állíthatjuk be továbbá, hogy elektronikus, vagy papír alapú számlát szeretnénk készíteni.
Ha a számlák elkészítéséhez nem a Billingo rendszer alapértelmezett számlatömbjét szeretné használni, meg kell adni a használni kívánt számlatömb API ID-jét. A számlatömb API ID a Billingo rendszer Beállítások\Számlatömbök menüpontban található. Amennyiben az alapértelmezett számlatömböt szeretné használni, a számlatömb mezőt hagyja üresen.
Beállíthatjuk, hogy alapértelmezetten a számla keltétől számítva hány nappal későbbre dátumozza a rendszer a teljesítés dátumát.
Beállíthatjuk, hogy elkészítés után a PDF formátumú számla letöltésre kerüljön-e a webáruház szerverére, illetve automatikusan letöltse-e a saját gépünkre.
Megadható, hogy az elkészült számlát automatikusan elküldjük-e a vevő e-mail címére, illetve a számlát a Billingo rendszere, vagy a webáruház küldje el.
Beállíthatjuk, hogy amennyiben a számlát a webáruházunk küldi, kérünk-e értesítő e-mailt a számla elküldéséről, illetve engedélyezhetjük, vagy letilthatjuk a számlázó rendszer integrációt.
A beállítások elvégzése, és az integráció engedélyezése után a "Beállítások\Fizetési mód", illetve a "Törzsadatok\ÁFA kulcs" menüpontokban ellenőrizzük le az általunk használt fizetési módoknál, illetve ÁFA kulcsoknál beállított Billingo API ID-ket. A beviteli mezők alatt található hivatkozásra kattintva megjeleníthető a Billingo rendszerben használható fizetési módok, illetve ÁFA kulcsok listája.
A fizetési módoknál továbbá beállíthatjuk, hogy alapértelmezetten a számla keltétől számítva hány nappal későbbre dátumozza a rendszer a fizetési határidőt illetve, hogy az adott fizetési móddal készült számla fizetett vagy nem.
A számla fizetési módja a számla készítés alatt is kiválasztható, de ha a fizetési mód karbantartásban az általunk használt fizetési módoknál be vannak állítva a megfelelő Billingo API ID-k, akkor a számla készítésnél automatikusan a megfelelő fizetési módot ajánlja fel a rendszer.
A rendszer előzetes kipróbáláshoz lehetőség van a Billingo fiókunkat Sandbox módba állítani. Sandbox üzemmódban a céges adatai a normál módban megadott marad, azonban az összes többi adat egy ideiglenes adatbázisba kerül, és nem zavarja meg a normális fiókban kiállított számlákat.
A Sandbox üzemmódot a Billingo rendszerében a "Beállítások/Fiókod/Sandbox mód" menüben lehet bekapcsolni.
Billzone.eu integráció
Ahhoz, hogy a Billzone.eu rendszerében webáruházából automatikusan számlázni tudjon, számlakibocsátó fiók regisztrációja, és minimum PLUSZ csomag vásárlása szükséges.
Regisztráció után a Billzone.eu rendszerében a házirend beállítások oldalon engedélyezni kell az integrációt, és be kell állítani a webáruház szerverének IP címét az interfész használatára engedélyezett IP címekhez. Ez az IP cím megtalálható a webáruház adminisztrációs felületén a Billzone.eu integráció beállítás oldalon.
A webáruház adminisztrációs felületén meg kell adnunk a Billzone.eu által generált biztonsági azonosítót, melyet a Billzone.eu rendszerben szintén az Integrációs házirend beállítások oldalon találunk meg.
Beállíthatjuk, hogy a Billzone.eu teszt-, vagy éles rendszerét szeretnénk használni. A Billzone.eu a rendszer előzetes kipróbáláshoz egy Sandbox tesztrendszert üzemeltet a sandbox.billzone.eu címen. A tesztrendszer használatához külön regisztráció szükséges a Sandbox környezetben.
A webáruház adminisztrációs felületén a Billzone.eu integráció beállítás oldalon meg kell adnunk a Billzone.eu rendszerben rögzített számlatömb jelét, melyet használni szeretnénk a számlakészítés során.
Meg kell adnunk, hogy a Billzone.eu rendszerben a megadott számlatömb alapértelmezett telephelyét, vagy a megadott azonosítójú telephelyet használjuk.
Ezen kívül a beállíthatjuk, hogy alapértelmezetten a számla keltétől számítva hány nappal későbbre dátumozza a rendszer a teljesítés dátumát.
Beállíthatjuk, hogy elkészítés után a PDF formátumú számla letöltésre kerüljön-e a webáruház szerverére, illetve automatikusan letöltse-e a saját gépünkre.
Megadható, hogy az elkészült számlát automatikusan elküldjük-e a vevő e-mail címére, illetve a számlát a Billzone.eu rendszere, vagy a webáruház küldje el.
Beállíthatjuk, hogy amennyiben a számlát a webáruházunk küldi kérünk-e értesítő e-mailt a számla elküldéséről.
Megadhatjuk, hogy milyen előtaggal kerüljön át a rendelésszám a Billzone.eu rendszerébe, illetve engedélyezhetjük, vagy letilthatjuk a számlázó rendszer integrációt.
A beállítások elvégzése, és az integráció engedélyezése után a "Beállítások\Fizetési mód", "Törzsadatok\Mennyiségi egység", illetve a "Törzsadatok\ÁFA kulcs" menüpontokban ellenőrizzük le az általunk használt fizetési módoknál, mennyiségi egységeknél, illetve ÁFA kulcsoknál beállított Billzone.eu kódokat. A beviteli mezők alatt található hivatkozásra kattintva megjeleníthető a Billzine.eu rendszerben használható fizetési módok, mennyiségi egységek, illetve ÁFA kulcsok listája.
A fizetési módoknál továbbá beállíthatjuk, hogy alapértelmezetten a számla keltétől számítva hány nappal későbbre dátumozza a rendszer a fizetési határidőt illetve, viszont ebben az esetben a Billzone.eu rendszerében állítható be, hogy az adott fizetési móddal készült számla fizetett vagy nem.
Számlázz.hu integráció
Ahhoz, hogy a Számlázz.hu rendszerében webáruházából automatikusan számlázni tudjon, regisztrálnia kell egy számlakibocsátó fiókot, és a Számlázz.hu által biztosított Számla Agent adatkapcsolatot kell igénybe vennie.
A rendszer előzetes kipróbálásához lehetőség van a Számlázz.hu ügyfélszolgálatától kérni a fiók teszt állapotba való állítását.
Ha már van számlakibocsátó fiókja, az integrációhoz a webáruház adminisztrációs felületén az integráció beállításainál vagy a Számlázz.hu rendszerben generált Számla Agent kulcsot (API key) kell beállítani, vagy a Számlázz.hu rendszerben használt felhasználónevet, és jelszót. Biztonsági okokból javasolt a Számla Agent kulcs használata! Amennyiben rendelkezünk a Számlázz.hu rendszeréből származó kulcstartó jelszóval, azt is megadhatjuk.
Ezen kívül a beállíthatjuk, hogy elektronikus, vagy papír alapú számlát szeretnénk készíteni, alapértelmezetten a számla keltétől számítva hány nappal későbbre dátumozza a rendszer a teljesítés dátumát.
Beállíthatjuk, hogy elkészítés után a PDF formátumú számla letöltésre kerüljön-e a webáruház szerverére, illetve automatikusan letöltse-e a saját gépünkre.
Megadható, hogy az elkészült számlát automatikusan elküldjük-e a vevő e-mail címére, illetve a számlát a Számlázz.hu rendszere, vagy a webáruház küldje el.
Beállíthatjuk, hogy amennyiben a számlát a webáruházunk küldi kérünk-e értesítő e-mailt a számla elküldéséről.
Megadhatjuk, hogy milyen előtaggal kerüljön át a rendelésszám a Számlázz.hu rendszerébe, illetve engedélyezhetjük, vagy letilthatjuk a számlázó rendszer integrációt.
A beállítások elvégzése, és az integráció engedélyezése után a "Beállítások\Fizetési mód", illetve a "Törzsadatok\ÁFA kulcs" menüpontokban ellenőrizzük le az általunk használt fizetési módoknál, illetve ÁFA kulcsoknál beállított Számlázz.hu kódokat. A beviteli mezők alatt található hivatkozásra kattintva megjeleníthető a Számlázz.hu rendszerben használható fizetési módok, illetve ÁFA kulcsok listája.
A fizetési módoknál továbbá beállíthatjuk, hogy alapértelmezetten a számla keltétől számítva hány nappal későbbre dátumozza a rendszer a fizetési határidőt illetve, hogy az adott fizetési móddal készült számla fizetett vagy nem.
Számlakészítés
A számlák kiállítására a "Bolt adminisztráció\Rendelések" menüpont alatt található rendelés karbantartásban van lehetőség. A kiválasztott rendelés kezelő felületét megnyitva a bal oldalon található fülek közül válasszuk ki a "Billingo számla", "Billzone.eu számla", vagy "Számlázz.hu számla" nevűt.
A lap tetején látható táblázatban jelennek meg a sikeres, és esetleg sikertelen számlázási műveletek. A jobb oldali "Múveletek" oszlopban található "Letöltés" linkre kattintva a számlát letölthetjük a saját gépünkre, "Küldés a vevőnek" linkre kattintva a számlát elküldhetjük a vevő e-mail címére, a "Sztornózás" linkre kattintva pedig sztornó számlát készíthetünk.
Amennyiben a rendeléshez még nem készült számla, a táblázat alatt található a "Billingo - Számlakészítés", "Billzone.eu - Számlakészítés" illetve "Számlázz.hu - Számlakészítés" gomb segítségével kezdhetjük el a számlakészítést. A gombra kattintva megjelennek a beállításoknál megadott alapértelmezett adatok (teljesítés dátuma, fizetési határidő, számla letöltése a saját gépre), melyeket itt felülbírálhatunk, illetve megadhatunk egy megjegyzést, ami meg fog jelenni a számlán. Az adatok megadása után a form jobb alsó részén látható "Billingo Számla rögzítése", "Billzone.eu Számla rögzítése" illetve "Számlázz.hu Számla rögzítése" gombra kattintva készíthető el a számla. A számla generálás eredménye a felül látható táblázatban jelenik meg.
